Omgang met medische gegevens

Brief Ministerie SZW: Omgang met medische gegevens

Bedrijven die actief zijn op het gebied van re-integratie hebben eind oktober 2013 een brief ontvangen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) met als onderwerp "omgang met medische gegevens". Het betreft hierin het dringende verzoek aan de betreffende bedrijven om de processen binnen het bedrijf te doorlopen en zich ervan te verzekeren dat de wet- en regelgeving niet overtreden wordt. Naast de positie van de bedrijfsarts, wordt ook bijzondere aandacht gevraagd voor de positie van de casemanager.

De brief van de directeur-generaal Werk, namens de Minister van SZW, komt in een (in onze ogen late) reactie op de publiciteit van o.a. Zembla over de handel en wandel van verzuimbedrijven, die hun diensten verkopen aan werkgevers om het verzuim te begeleiden en te beperken. Zij werken vaak met personen die - terecht of onterecht - casemanager genoemd worden en met regelmaat de verzuimende werknemer telefonisch en/of persoonlijk benaderen voor het bespreken van het verzuim.
Tijdens dat soort gesprekken wordt vaak in goed vertrouwen van alles verteld door de werknemer, inclusief medisch inhoudelijke informatie en overige persoonlijke privacy gevoelige informatie.

Het komt er eigenlijk op neer dat regelmatig diverse wetgevingen (stelselmatig) overtreden worden zoals de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (wet BIG).

De brief schept vanuit het Ministerie VWS in ieder geval nog een keer duidelijkheid omtrent de inhoud en onder welke voorwaarden informatie gedeeld mag worden met de werkgever van de werknemer die in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid begeleid wordt.

Kort samengevat komt het er op neer dat alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de re-integratie of begeleiding van een verzuimende wernemer door de bedrijfsarts gecommuniceerd mogen worden naar de werkgever. Het gaat daarbij om:

• De werkzaamheden waartoe werknemer nog wel of niet in staat is;
• De verwachte duur van het verzuim;
• De mate van arbeidsongeschiktheid;
• De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die werkgever moet treffen in het kader van de re-integratie.

Alle andere gegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim en betreffen in ieder geval de volgende gegevens:

• Diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
• Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
• Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen, e.d.;
• Overige situationele problemen zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding, e.d.

Als de bedrijfsarts zijn medische taken in het kader van de verzuimbegeleiding delegeert aan anderen, zoals een casemanger, valt de casemanager onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts en mag in dat geval beschikken over de medische gegevens die in de uitoefening van zijn of haar taken strikt noodzakelijk zijn. De casemanager mag dan uitsluidend die informatie uitwisselen die de bedrijfsarts met de werkgever mag uitwisselen.

SMSbv heeft vanaf het begin van haar oprichting nagestreeft dat verzuimbedrijven en/of casemanagers géén toegang hebben tot het medische dossier en ook NIET kunnen beschikken over medische informatie!
Van het delegeren van taken aan casemanagers is bij SMSbv geen sprake!

SMSbv behandelt een casemanager dus eigenlijk hetzelfde als een werkgever en heeft dus op geen enkele wijze de bevoegdheden van de bedrijfsarts gedelegeerd naar de casemanager. Dit ter voorkoming van situaties die door Zembla aan de kaak zijn gesteld in het drieluik van de Verzuimpolitie (Aanrader om de drie afleveringen te bekijken!).

Een casemanager mag alleen de gegevens verwerken die voor de werkgever noodzakelijk zijn bij de re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.

De casemanager mag dan - net als de werkgever - niet vragen naar gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte en die gegevens ook niet opslaan, ook als die spontaan, vrijwillig door de werknemer worden vertrekt.

Hoe graag werkgevers en casemanagers ook meer zouden willen weten van de oorzaak en de aard van de ziekte die mogelijk aanleiding is tot het verzuim van een werknemer, hier hebben zij geen recht op!

Het is dan ook erg belangrijk dat partijen die betrokken zijn bij de begeleiding van werknemers zich hiervan bewust zijn en hier ook naar handelen.
Werknemers worden helaas nogal eens onder druk gezet om toch informatie uit te wisselen, zonder dat ze zich vergewissen wat met die informatie gebeurd. 

SMSbv adviseert werknemers dan ook notitie te nemen hiervan en in het kader van het eigen dossier en eigen verantwoordelijkheid in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) het volgende te doen:

• Vraag wie de persoon in kwestie is;
• Noteer de naam van die persoon, het bedrijf en het telefoonnummer;
• Vraag naar de functie en de hoedanigheid waarin ze handelen en noteer dat;
• Geef alleen medische informatie aan de bedrijfsarts;
• Vraag desnoods het BIG nummer van de bedrijfsarts en noteer dat ook;
• Vergewis u daarnaast in wat voor een systeem uw gegevens worden opgeslagen;
• Bij twijfel vraagt u uw volledige dossier op en laat dit eventueel door een deskundige toetsen.

SMSbv heeft daarbij nog een zorg, die nog niet als zodanig door de Minister van VWS wordt genoemd. Dat zijn de systemen waarin gegevens worden opgeslagen. Zo is gebleken dat bijvoorbeeld Humannet zo lek was als een mandje (Zembla uitzending "de Verzuimpolitie Dl. 1"). Ook in andere systemen is zonder veel moeite voor de interne medewerkers toegang te verkrijgen tot het medische dossier of wordt in het casemangers gedeelte door de werkgever of de casemanager een hoop medische informatie vastgelegd die daar niet thuis horen.

Door onder andere Zembla wordt nu eindelijk e.e.a. aan de kaak gesteld. Ook de handel en de wandel van de verzekeringsmaatschappijen die hunkeren naar informatie en werkgever chanteren om vertrouwelijke documenten - die alleen bedoeld zijn voor de re-integratie en de communicatie tussen werkgever, werknemer en de (ingehuurde) begeleiding - op te sturen is in het derde deel van Zembla's "De verzuimpolitie" aan de kaak gesteld.

Voordat alles weer ondersneeuwt en vergeten wordt, is het van belang dit onderwerp serieus te nemen en de werknemer - die door verzuim vaak toch al in een "underdog" positie terecht komt - te beschermen.

Bij SMSbv kunt u rekenen op een goede begeleiding, waarbij persoonlijke en vertrouwelijke informatie in goede handen zijn!

Gerelateerd

Zembla de verzuimpolitie Dl. 1

Zembla de verzuimpolitie Dl. 2

Zembla de verzuimpolitie Dl. 3