(Re-)organisatie systeem

Juni 2016 - In oktober 2015 berichten we over de definitieve keuze voor een systeem van Track Software, dat het beste aansluit op de processen en dienstverlening van SMS. In al het enthousiasme is aangegeven om in november al operationeel te zijn met het systeem, maar dat is helaas anders gelopen, doordat intern ook andere (re-)organisatie processen moesten gaan plaatsvinden.

Het voornemen

Na ruim 12 jaar een onderneming vanuit het niets te hebben opgebouwd, blijken diverse processen met de jaren ingesleten en wordt je met de neus op de feiten gedrukt dat veel processen om andere processen zijn ingebouwd om aan de kwaliteitseisen en de servicebehoefte van klanten te voldoen. Met het besluit Track Software van Klaas van der Galiën te introduceren om de procesvoering van SMS te ondersteunen, is gebleken dat er meer processen aangepast dienen te worden. Sommige zijn logisch en hebben juist met de keuze voor het systeem van Klaas te maken. Andere processen binnen SMS duiken ineens uit het niets op en blijken aangepast te moeten worden om de tand des tijds te kunnen doorstaan.

Omdat naast de (persoonlijke) kwaliteiten van de bedrijfsarts, Track Software het belangrijkste instrument zal vormen voor de dienstverlening van SMS, is met de implementatie van Track Software een onverwachte en onderschatte reorganisatie op gang gekomen binnen SMS. Deze zal uiteindelijk moeten leiden tot een (wederom) gestroomlijnde dienstverlening, waarbij de klant volledig zijn eigen regie kan blijven voeren voor het inschakelen van bedrijfsgeneeskundige expertise op het gebied van zowel verzuimbegeleiding als bij (verplichte) keuringen of andere Arbo-technische zaken.

Het veranderproces

Op de achtergrond draait Track Software al geruime tijd, maar met het belang om terug te gaan naar de basis van de onderneming en de basis van de dienstverlening van SMS verloopt de inrichting en implementatie van Track Software langzamer dan voorgenomen. Met het enorme geduld en de expertise van Klaas van der Galiën wordt stap voor stap gewerkt aan zowel de reorganisatie als de implementatie van oude en nieuwe processen.

Tot overmaat van ramp is in al het enthousiasme eind vorig jaar met Standby Secretaresse Service (de altijd vriendelijke telefonistes die door veel klanten en bedrijfsartsen op handen worden gedragen!!) afgesproken dat zij vanaf januari 2016 alleen nog de telefoonservice voor hun rekening zouden nemen en dus geen administratieve taken hoefden uit te voeren. Denk daarbij aan het plannen van afspraken, het voorbereiden en afhandelen van dossiers, beheren van de agenda en afhandelen van mailverkeer. In principe zouden meerdere van deze taken door het nieuwe systeem worden overgenomen. Helaas is dit een voorbarig besluit gebleken en hebben klanten last ondervonden van deze verandering!

En dit is alleen en uitsluitend te wijten aan SMS en niet aan de leverancier van de nieuwe software!

Nu is het zo dat aanpassingen van processen niet zo snel gaat als wordt gewenst! En dat blijkt, we zitten inmiddels in juni 2016!

Stand van zaken

Het hele project heeft nu zo'n 6 maanden in beslag genomen, maar we zijn zover dat er klanten met het systeem kunnen werken, de agenda zijn werk doet voor de planning, oproepbrieven, terugkoppelingen en briefsjablonen aangepast zijn en via het systeem gegenereerd kunnen worden, etc.

Behalve dat alle veranderingen door alleen de heer Senden zijn doorgevoerd moeten worden en het gewone werk ook gewoon doorgang vond, is vooral veel geduld opgebracht door Klaas van der Galiën om de implementatie van Track Software binnen SMS een succes te laten zijn! Hoewel momenteel nog klanten ingevoerd moeten worden met het gebruik van de BA Planner van Track Software, kan gesteld worden dat de implementatie zijn einde nadert.

Uiteindelijk zal de BA Planner van Track Software de leidraad vormen van de acties die door de bedrijfsarts moeten worden uitgevoerd.

Het zal nog een aantal weken doorploeteren zijn, maar dan zal een flinke administratieve (werk-)druk wegvallen en kan er weer in alle rust aandacht zijn voor de inhoudelijke en professionele dienstverlening