Automatisering processen

September 2015 - Een aantal jaren is hard gewerkt aan de automatisering van de workflow binnen SMS met de applicatie MediBased. Een zeer bruikbare applicatie voor veel collega's in het werkveld. Echter door het vertrek van één van de ontwikkelaars is de verdere ontwikkeling van MediBased nagenoeg stil komen te liggen.

Diverse pogingen zijn ondernomen om MediBased een doorstart te laten maken met bijvoorbeeld de hulp van studenten aan de TU Delft. Echter het vergt veel tijd en aansturing om het project weer voort te zetten, terwijl de (terechte) toenemende eisen aan dit soort systemen ook steeds strenger en uitgebreider worden. Voor certificering van het systeem moet ook fulltime iemand mee bezig kunnen zijn.
Om dan toch de dienstverlening binnen SMS op een modern peil te brengen, is de knoop doorgehakt en wordt intensief gezocht naar een leverancier van een pakket dat kan aansluiten bij de wensen en dienstverlening van SMS. Geen makkelijke opgaaf!

Veel (verzuim-)systemen gaan uit van een ziekmelding. Terwijl binnen SMS uitgegaan wordt van een opdracht vóórdat een verrichting wordt uitgevoerd. Of dit nu een verzuimspreekuur is of een keuring, dat maakt geen verschil in de workflow van SMS. 

Om op dezelfde manier de dienstverlening voort te kunnen blijven zetten is het dan ook van belang dat een systeem hier niet (te veel) van afwijkt. Een systeem moet de dienstverlening van SMS ondersteunen en optimaliseren, waarbij de keuze ook bepaald wordt of het aantal handelingen verkleind of geminimaliseerd kan worden. Een systeem moet er juist voor zorgen dat de workload voor collega's verlaagd wordt en de kans van menselijke fouten bij dossierhandelingen gereduceerd tot 0!

Ook de beveiliging is erg belangrijk nu er ook (gelukkig) steeds hogere eisen gesteld worden aan de (verzuim) applicaties. Dan vallen al een hoop systemen af, blijkt uit ons onderzoek! Veel systemen voldoen niet aan de eisen en/of kunnen dit niet makkelijk aanpassen!

Inmiddels zijn we nu in gesprek zijn met een leverancier, die de meeste van onze wensen benadert! Zodra er knopen worden doorgehakt zal een zorgvuldige invoer van de applicatie nodig zijn. Doel is om de invoer van een applicatie nog dit jaar te realiseren!

Ook wordt veel aandacht geschonken aan de mogelijkheden die het systeem voor klanten van SMS biedt. Als klanten samen met SMS gebruik kunnen maken van het systeem, zoals de verzuim en herstelmeldingen, maar ook signalen over de Poortwachter momenten kunnen krijgen, is dit ook een extra winst voor de dienstverlening van SMS. Er moet makkelijk en snel aansluiting gevonden kunnen worden op de systemen van onze klanten, moeiteloos, foutloos en zonder aansluitkosten. Ook moet er een goede ondersteuning zijn als er onverhoopt vragen of problemen zijn met het nieuwe systeem. Het nieuwe systeem moet moeiteloos en "als vanzelf" aan voelen voor alle gebruikers, dus ook onze klanten.