Verzuimregistratie

Met een verzuimregistratie heeft u snel door wanneer het ziekteverzuim stijgt binnen het bedrijf. Een formulier bijhouden, hoeft niet veel tijd te kosten. Tips voor het opzetten en bijhouden van een verzuimregistratie.

Door de verzuimdagen van werknemers goed bij te houden, krijg je inzicht in het ziekteverzuim binnen het bedrijf. In Nederland ligt het gemiddelde verzuimpercentage op ruim 4 procent. Een hoog verzuimpercentage kan komen door een aantal langdurige verzuimgevallen of veel frequent kort verzuim. Heb je te maken met die laatste categorie, dan kun je actief werk maken van een beter verzuimbeleid en -preventie om het percentage te verlagen. Het heeft dus wel degelijk zin om een verzuimregistratie bij te houden. Maar hoe werkt dat? Tips voor het opzetten en bijhouden van een verzuimregistratie.

Verzuimregistratie opzetten

Bij een klein bedrijf volstaat wellicht een excelsheet om de ziek- en betermeldingen bij te houden. Wanneer je echter meer dan 25 werknemer in huis hebt, loont het al gauw om deze module af te nemen van een arbodienst of verzuimverzekeraar. Wil je toch zelf iets in elkaar zetten? Gebruik dan deze tips:

• Invulvelden verzuimregistratieformulier
• Ziekte- en betermelding registreren
• Verzuimpercentage berekenen
• Actie ondernemen
• Voorbeeld ziekteverzuimregistratieformulier

Invulvelden verzuimregistratieformulier

Wat moet er in een verzuimregistratie staan? Afhankelijk van wat je wilt berekenen, zijn de  volgende onderdelen handig om te vermelden:

• Startdatum ziekmelding
• Datum betermelding
• Aantal werkdagen ziek (let op dat je de weekenden niet meerekent)
• Naam zieke werknemer
• Afdeling zieke werknemer
• Aard van ziekte (voor zover bekend)

Ziekte- en betermelding registreren

Elke keer dat een werknemer zich ziek meldt, zet je dit in de verzuimregistratie. Wanneer de werknemer weer beter is, komt dat ook in dit dossier terecht. Zorg dat iedere leidinggevende die ziekmeldingen ontvangt het registratieformulier kan invullen. Is dat niet mogelijk is? Zorg dan dat duidelijk is aan wie ziekmeldingen moeten worden doorgegeven, voor het invoeren van het registratieformulier. Het meest logische is dat de hr-afdeling hiervoor verantwoordelijk is.

Verzuimpercentage berekenen

• Het verzuimpercentage van een werknemer: het totaal aantal verzuimde dagen tegenover het totaal aantal gewerkte dagen
• De meldingsfrequentie: het aantal ziekmeldingen tegenover het gemiddeld aantal werknemers
• De verzuimduur: Het totaal aantal dagen ziekteverzuim delen door het aantal zieke werknemers uit die periode

Actie ondernemen

Heb je een hoog verzuimpercentage – meer dan drie a vier procent? Dan is het tijd voor actie. Let wel op dat het hoge percentage niet te wijten is aan langdurig verzuim. Dan richt deze actie zich namelijk op re-integratie. Gaat het om vaker kortdurend verzuim? Ga dan om de tafel zitten met de werknemers die geregeld ziek zijn. Of kijk of een preventiebeleid uitkomst biedt.

Voorbeeld ziekteverzuimregistratieformulier

• Voorbeeld van een verzuimregistratiekaart voor in een dossier bij Tuxx.nl
• Voorbeeld verzuimregistratieformulier inclusief vakantiekaart bij helpmij.nl (onderaan de pagina – gratis registreren vereist)
• Uitgebreide uitleg over het maken en berekenen van een verzuimregistratie bij arbocatalogushbo (pdf)