(Re-)organisatie systeem

Juni 2016 - In oktober 2015 berichten we over de definitieve keuze voor een systeem van Track Software, dat het beste aansluit op de processen en dienstverlening van SMS. In al het enthousiasme is aangegeven om in november al operationeel te zijn met het systeem, maar dat is helaas anders gelopen, doordat intern ook andere (re-)organisatie processen moesten gaan plaatsvinden.

Het voornemen

Na ruim 12 jaar een onderneming vanuit het niets te hebben opgebouwd, blijken diverse processen met de jaren ingesleten en wordt je met de neus op de feiten gedrukt dat veel processen om andere processen zijn ingebouwd om aan de kwaliteitseisen en de servicebehoefte van klanten te voldoen. Met het besluit Track Software van Klaas van der Galiën te introduceren om de procesvoering van SMS te ondersteunen, is gebleken dat er meer processen aangepast dienen te worden. Sommige zijn logisch en hebben juist met de keuze voor het systeem van Klaas te maken. Andere processen binnen SMS duiken ineens uit het niets op en blijken aangepast te moeten worden om de tand des tijds te kunnen doorstaan.

Omdat naast de (persoonlijke) kwaliteiten van de bedrijfsarts, Track Software het belangrijkste instrument zal vormen voor de dienstverlening van SMS, is met de implementatie van Track Software een onverwachte en onderschatte reorganisatie op gang gekomen binnen SMS. Deze zal uiteindelijk moeten leiden tot een (wederom) gestroomlijnde dienstverlening, waarbij de klant volledig zijn eigen regie kan blijven voeren voor het inschakelen van bedrijfsgeneeskundige expertise op het gebied van zowel verzuimbegeleiding als bij (verplichte) keuringen of andere Arbo-technische zaken.

Het veranderproces

Op de achtergrond draait Track Software al geruime tijd, maar met het belang om terug te gaan naar de basis van de onderneming en de basis van de dienstverlening van SMS verloopt de inrichting en implementatie van Track Software langzamer dan voorgenomen. Met het enorme geduld en de expertise van Klaas van der Galiën wordt stap voor stap gewerkt aan zowel de reorganisatie als de implementatie van oude en nieuwe processen.

Tot overmaat van ramp is in al het enthousiasme eind vorig jaar met Standby Secretaresse Service (de altijd vriendelijke telefonistes die door veel klanten en bedrijfsartsen op handen worden gedragen!!) afgesproken dat zij vanaf januari 2016 alleen nog de telefoonservice voor hun rekening zouden nemen en dus geen administratieve taken hoefden uit te voeren. Denk daarbij aan het plannen van afspraken, het voorbereiden en afhandelen van dossiers, beheren van de agenda en afhandelen van mailverkeer. In principe zouden meerdere van deze taken door het nieuwe systeem worden overgenomen. Helaas is dit een voorbarig besluit gebleken en hebben klanten last ondervonden van deze verandering!

En dit is alleen en uitsluitend te wijten aan SMS en niet aan de leverancier van de nieuwe software!

Nu is het zo dat aanpassingen van processen niet zo snel gaat als wordt gewenst! En dat blijkt, we zitten inmiddels in juni 2016!

Stand van zaken

Het hele project heeft nu zo'n 6 maanden in beslag genomen, maar we zijn zover dat er klanten met het systeem kunnen werken, de agenda zijn werk doet voor de planning, oproepbrieven, terugkoppelingen en briefsjablonen aangepast zijn en via het systeem gegenereerd kunnen worden, etc.

Behalve dat alle veranderingen door alleen de heer Senden zijn doorgevoerd moeten worden en het gewone werk ook gewoon doorgang vond, is vooral veel geduld opgebracht door Klaas van der Galiën om de implementatie van Track Software binnen SMS een succes te laten zijn! Hoewel momenteel nog klanten ingevoerd moeten worden met het gebruik van de BA Planner van Track Software, kan gesteld worden dat de implementatie zijn einde nadert.

Uiteindelijk zal de BA Planner van Track Software de leidraad vormen van de acties die door de bedrijfsarts moeten worden uitgevoerd.

Het zal nog een aantal weken doorploeteren zijn, maar dan zal een flinke administratieve (werk-)druk wegvallen en kan er weer in alle rust aandacht zijn voor de inhoudelijke en professionele dienstverlening

Nieuw systeem

5 oktober 2015 - Zoals eerder aangegeven is vandaag de definitieve keuze gemaakt voor een systeem dat het beste aansluit op de processen en dienstverlening van SMS. We zullen overstappen op Track Software, waarin behalve het "Track Verzuim", ook gekozen is voor aanvulling met onder andere de BA Planner. Vanaf november willen we operationeel zijn met het systeem, waarna onze klanten geleidelijk overgezet zullen worden naar Track en daar zelf mee aan de slag kunnen voor hun verzuimmeldingen registratie en planning voor consulten.

Het is dan eindelijk zover en het voelt als een hele opluchting dat nu definitief een einde gaat komen aan de toegenomen administratieve (werk-)druk binnen SMS. Voor zowel het secretariaat, maar vooral voor de arts(en) is Track Software een verademing om mee te werken. Hoewel elke verandering natuurlijk op (gewennings-) problemen zal stuiten, is de eenvoud en de "look & feel" van Track Software het meest aantrekkelijk gebleken. Ook de inrichting op de achtergrond, de slimme architectuur en de flexibiliteit waarmee aanpassingen gedaan kunnen worden is voor ons als beste bestempeld. 

De beveiliging van Track voldoet ook aan de hoogste eisen die zowel door wet- als regelgever, maar ook het CBP (College Bescherming Persoonsgegevens) gesteld worden. Voor SMS is dat eigenlijk het vertrekpunt geweest in de selectie van een systeem. SMS heeft de bescherming en vertrouwelijkheid van de informatie die we behandelen van zowel werknemers als werkgevers hoog in het vaandel staan en een systeem moet daar naadloos op aansluiten. Voor minder nemen wij geen genoegen. 

Binnenkort starten we met het inrichten van het systeem voor SMS, waarna geleidelijk de uitrol en overstap zal gaan plaatsvinden, zonder dat de dienstverlening daar last van dient te ondervinden. Intern zullen we natuurlijk de oude processen parallel laten verlopen, totdat we zeker zijn dat we foutloos over zijn naar Track Software.

Via onze site zullen we de ervaringen met u delen! Wij gaan aan de slag en hopen dat u als klant en cliënt straks in de voordelen van deze grote stap met ons kunt delen!

Nationale verzuimcijfers

7 oktober 2015 - Volgens het CBS is in het tweede kwartaal van 2015 het (ziekte-)verzuimpercentage met 3,7% gelijk gebleven ten opzichte van het tweede kwartaal van 2014. De zorg, het onderwijs en het openbaar bestuur scoren het hoogst, de horeca het laagst.

Het (ziekte-)verzuimpercentage in Nederland is het tweede kwartaal dit jaar gelijk gebleven met dezelfde periode in 2014, aldus het CBS. Daarenetegen was er het eerste kwartaal dit jaar een hoger percentage verzuim (4,4%) ten opzichte van het eerste kwartaal 2014 (4,0%). Met gelijkblijvende percentages in het derde en vierde kwartaal dit jaar, zouden we dan dit jaar juist een stijging hebben van het verzuim, vergeleken met 2014. Alle optimisme ten spijt.

Het verzuim heeft een duidelijk seizoensgebonden patroon. In de herst en de winter wordt er beduidend meer verzuimd dan de lente en de zomer. "Griep" is dan ook de voornaamste reden voor werknemers om zich ziek te melden. Dit valt af te lezen uit onderstaande grafiek van het CBS en Nivel. 

Automatisering processen

September 2015 - Een aantal jaren is hard gewerkt aan de automatisering van de workflow binnen SMS met de applicatie MediBased. Een zeer bruikbare applicatie voor veel collega's in het werkveld. Echter door het vertrek van één van de ontwikkelaars is de verdere ontwikkeling van MediBased nagenoeg stil komen te liggen.

Diverse pogingen zijn ondernomen om MediBased een doorstart te laten maken met bijvoorbeeld de hulp van studenten aan de TU Delft. Echter het vergt veel tijd en aansturing om het project weer voort te zetten, terwijl de (terechte) toenemende eisen aan dit soort systemen ook steeds strenger en uitgebreider worden. Voor certificering van het systeem moet ook fulltime iemand mee bezig kunnen zijn.
Om dan toch de dienstverlening binnen SMS op een modern peil te brengen, is de knoop doorgehakt en wordt intensief gezocht naar een leverancier van een pakket dat kan aansluiten bij de wensen en dienstverlening van SMS. Geen makkelijke opgaaf!

Veel (verzuim-)systemen gaan uit van een ziekmelding. Terwijl binnen SMS uitgegaan wordt van een opdracht vóórdat een verrichting wordt uitgevoerd. Of dit nu een verzuimspreekuur is of een keuring, dat maakt geen verschil in de workflow van SMS. 

Om op dezelfde manier de dienstverlening voort te kunnen blijven zetten is het dan ook van belang dat een systeem hier niet (te veel) van afwijkt. Een systeem moet de dienstverlening van SMS ondersteunen en optimaliseren, waarbij de keuze ook bepaald wordt of het aantal handelingen verkleind of geminimaliseerd kan worden. Een systeem moet er juist voor zorgen dat de workload voor collega's verlaagd wordt en de kans van menselijke fouten bij dossierhandelingen gereduceerd tot 0!

Ook de beveiliging is erg belangrijk nu er ook (gelukkig) steeds hogere eisen gesteld worden aan de (verzuim) applicaties. Dan vallen al een hoop systemen af, blijkt uit ons onderzoek! Veel systemen voldoen niet aan de eisen en/of kunnen dit niet makkelijk aanpassen!

Inmiddels zijn we nu in gesprek zijn met een leverancier, die de meeste van onze wensen benadert! Zodra er knopen worden doorgehakt zal een zorgvuldige invoer van de applicatie nodig zijn. Doel is om de invoer van een applicatie nog dit jaar te realiseren!

Ook wordt veel aandacht geschonken aan de mogelijkheden die het systeem voor klanten van SMS biedt. Als klanten samen met SMS gebruik kunnen maken van het systeem, zoals de verzuim en herstelmeldingen, maar ook signalen over de Poortwachter momenten kunnen krijgen, is dit ook een extra winst voor de dienstverlening van SMS. Er moet makkelijk en snel aansluiting gevonden kunnen worden op de systemen van onze klanten, moeiteloos, foutloos en zonder aansluitkosten. Ook moet er een goede ondersteuning zijn als er onverhoopt vragen of problemen zijn met het nieuwe systeem. Het nieuwe systeem moet moeiteloos en "als vanzelf" aan voelen voor alle gebruikers, dus ook onze klanten.